工程管理軟件在企業(yè)中能發(fā)揮什么作用？
資源整合是工程管理軟件的根本。
目前先進(jìn)的系統(tǒng)化管理平臺(tái)，都提供了基于多種即時(shí)通訊工作平臺(tái)、手機(jī)短信平臺(tái)交流工具；并且集成行政辦公管理(辦公自動(dòng)化OA)、項(xiàng)目管理、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃管理、合同管理、質(zhì)量管理、設(shè)計(jì)流程管理、檔案管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、公共資源管理、企業(yè)門(mén)戶(hù)管理等。
每個(gè)模塊可以代表一個(gè)業(yè)務(wù)范圍，也可以代表一個(gè)部門(mén)的職能。這種多業(yè)務(wù)范圍共同建立在同一平臺(tái)上的工作方式，使得部門(mén)間的聯(lián)系更加緊密，業(yè)務(wù)開(kāi)展更清晰明確，對(duì)于職能的劃分也更加清楚明了。
實(shí)際上，業(yè)務(wù)模塊一體化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的是橫向整合、縱向貫通的兩個(gè)一體化。一個(gè)是業(yè)務(wù)職能間的橫向一體化，即拆除了財(cái)務(wù)、計(jì)劃、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、人力等各個(gè)部門(mén)之間的樊籬，實(shí)現(xiàn)了跨部門(mén)、跨組織的溝通，讓業(yè)務(wù)之間透明，并覆蓋了核心業(yè)務(wù)的基本管理職能。另一個(gè)是管理層級(jí)之間的縱向一體化，從科室到管理層的所有管理活動(dòng)都在這個(gè)平臺(tái)上展開(kāi)，保證公司各部門(mén)之間的信息暢通。
以日常的審批工作為例，如果某個(gè)單據(jù)需要逐個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字，作為一體化平臺(tái)可以將這份單據(jù)逐級(jí)呈報(bào)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，不再需要呈報(bào)人擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)在不在辦公室，目前有沒(méi)有時(shí)間審批，下一個(gè)環(huán)節(jié)的審批人在不在等。只要審批人將這份單據(jù)呈報(bào)到下一環(huán)節(jié)，其它任務(wù)會(huì)由系統(tǒng)逐級(jí)呈送，關(guān)于單據(jù)是否審批，及審批結(jié)果或者呈送到了哪一級(jí)只要在自己的系統(tǒng)中都可以看到。
工作流程一體化。作為公司最核心的工作流程，就是項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)流程。它是一個(gè)精細(xì)化的過(guò)程，包含了各協(xié)作部門(mén)間的銜接與交流。從項(xiàng)目的建立、策劃、執(zhí)行、竣工、驗(yàn)收到現(xiàn)場(chǎng)，都建立了一系列的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)每個(gè)部位進(jìn)行人員分配。作為一個(gè)普通的員工人員，可以在系統(tǒng)中很清楚的了解項(xiàng)目的信息、要求、自己的任務(wù)、上級(jí)審核領(lǐng)導(dǎo)、審核流程等、完成時(shí)間等。這個(gè)流暢的環(huán)節(jié)可以降低員工對(duì)其它工作的關(guān)注度，把所有注意力都集中到工作的推進(jìn)中。當(dāng)任務(wù)完成后，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行三級(jí)審核，審核人的意見(jiàn)可以保留到服務(wù)器中，也杜絕了以前紙質(zhì)版工作報(bào)告的弊端。
大多數(shù)企業(yè)業(yè)務(wù)審核是：各級(jí)員工完成填報(bào)后交由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字。目前工程管理軟件實(shí)行電子簽名技術(shù)，當(dāng)審核人對(duì)單據(jù)審核同意后，簽名程序會(huì)自動(dòng)將名字簽到圖紙上的相應(yīng)位置，檔案打印出來(lái)的結(jié)果也就是帶簽名的文件。
對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，他們省去了很期多無(wú)謂的工作，也不用在到處跑給單據(jù)去簽字。這樣即提高了工作效率又保證了審核進(jìn)度。
其次，作為檔案部門(mén)，是整個(gè)流程的結(jié)束部門(mén)。他們負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)檔案進(jìn)行歸檔。以前的操作都是由合同或單據(jù)的負(fù)責(zé)人將打印出來(lái)的紙質(zhì)文件交給檔案人員手動(dòng)歸檔，這樣雙方都費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。
目前工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以完成在線(xiàn)歸檔，就是在各項(xiàng)單據(jù)生成電子版后，檔案員可以通過(guò)系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行歸納，不需要業(yè)務(wù)員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接。這樣雙方都省時(shí)省力，也不會(huì)出現(xiàn)交接時(shí)的錯(cuò)誤。而作為電子版的檔案，更加方便保存和借閱。
總之，一個(gè)完善的業(yè)務(wù)流程，可以帶給一個(gè)企業(yè)更好的工作效率，帶動(dòng)企業(yè)不斷發(fā)展，提高公司的管理水平、經(jīng)濟(jì)效益、降低管理成本，使企業(yè)在建設(shè)信息化的道路上表現(xiàn)出企業(yè)的更高價(jià)值。
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